Các thủ tục hành chính cần thiết khi nhân viên nghỉ việc ở Nhật Bản

Bạn có nhân viên phải nghỉ việc vì lý do cá nhân? Bạn mới thành lập công ty ở Nhật và phải kiêm các công việc hành chính? Bạn không biết mình có bị sót mất thủ tục nào không? Bài viết sau đây sẽ cho bạn cái nhìn khái quát về những thủ tục hành chính khi bạn có một nhân viên thôi việc.

KINH DOANH TẠI NHẬT BẢN

8/16/2022 4 min read

A. Phía người lao động

1. Đơn xin nghỉ việc

Mỗi công ty sẽ có quy định khác nhau về việc nghỉ việc, điều này thường được quy định trong mục cuối của hợp đồng lao động. Nếu không có quy định về thời gian thì bạn nên nộp đơn xin thôi việc ít nhất là trước 1 tháng để công ty có thể sắp xếp và chuẩn bị tốt hơn.

Có 2 loại đơn xin nghỉ việc, tuỳ vào hoàn cảnh mà bạn có thể chọn loại thích hợp.

  • Đơn thông báo nghỉ việc (退職届・たいしょくとどけ): Không có ý định đàm phán, không cần công ty cho phép, chỉ đơn thuần là thông báo sẽ nghỉ. Nộp trực tiếp cho cấp trên và có thể nghỉ ngay.

  • Đơn thông báo ý định nghỉ việc (退職願・たいしょくねがい): Trình bày ý định nghỉ việc, cần công ty cho thôi việc. Có thể dùng khi muốn đàm phán tăng lương, thăng chức…Thường sau 2 tuần nếu công ty không phản hồi thì có thể thôi việc.


2. Sử dụng nốt ngày nghỉ phép

Thường những người xin nghỉ việc sẽ sử dụng nốt số ngày nghỉ phép có lương vào những ngày đi làm cuối cùng. Ví dụ bạn có dự định nghỉ việc vào ngày 31/8 và còn 10 ngày nghỉ phép, vậy thì bạn có thể xin phép dùng nốt 10 ngày nghỉ phép (không tính ngày nghỉ cố định) tính từ ngày cuối cùng đi làm. Như vậy ngày đi làm thực tế cuối cùng của bạn sẽ rơi vào khoảng ngày 16~17/8.

3. Trả lại các loại vật dụng, đồ dùng và thẻ bảo hiểm

  • Trường hợp bạn không còn ngày nghỉ phép: Ngày cuối cùng ở công ty bạn hãy dọn dẹp nơi làm việc, trả lại bảng tên, dụng cụ các loại cũng như là thẻ bảo hiểm cho công ty.

  • Trường hợp bạn còn ngày nghỉ phép: Tương tự như trên nhưng bạn nên giữ thẻ bảo hiểm đến sau ngày nghỉ phép cuối rồi hẵng trả lại công ty vì có khả năng trong những ngày đó vẫn phát sinh rủi ro.

B. Phía công ty

1. Cấp những giấy tờ sau đây cho nhân viên

  • Sổ tay lương hưu (年金手帳・ねんきんてちょう)

  • Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書・たいしょくしょうめいしょ hoặc 離職票・りしょくひょう)

  • Thẻ chứng nhận tham gia bảo hiểm lao động (雇用保険被保険者証・こようほけんひほけんしゃしょう)

  • Giấy tổng hợp thu nhập và thuế (源泉徴収票・げんせんちょうしゅうひょう)


2. Làm thủ tục cắt các loại bảo hiểm xã hội

a. Bảo hiểm y tế và lương hưu

Sau khi nhân viên thôi việc, công ty cần mau chóng nộp những giấy tờ sau lên Văn phòng nenkin (年金事務所・ねんきんじむしょ) nơi công ty trực thuộc:

  • Đơn xin ngừng bảo hiểm y tế và lương hưu(健康保険厚生年金保険被保険者資格喪失手続届・けんこうほけんこうせいねんきんひほけんしゃしかくそうしつてつずきとどけ)

  • Thẻ bảo hiểm của nhân viên nghỉ việc(健康保険証・けんこうほけんしょう)và cả của người phụ thuộc (nếu có)

  • Trường hợp không thu hồi được thẻ bảo hiểm thì cần nộp “Đơn thông báo không thu hồi được hoặc thẻ bảo hiểm bị mất, hỏng” (健康保険被保険者証回収不能届・滅失届 けんこうほけんひほけんしゃしょうかいしゅうふのう・めっしつとどけ)


b. Bảo hiểm thất nghiệp

Trong vòng 10 ngày sau khi nhân viên nghỉ việc, công ty cần nộp những loại giấy tờ sau lên Hello Work (ハローワーク) của phường nơi công ty trực thuộc:

  • Đơn thông báo người lao động mất tư cách nhận bảo hiểm lao động (雇用保険被保険者資格喪失届・こようほけんひほけんしゃしかくそうしつとどけ)

  • Đơn chứng nhận người nhận bảo hiểm lao động nghỉ việc (雇用保険被保険者離職証明書・ こようほけんひほけんしゃりしょくしょうめいしょ)

  • Đơn thông báo nghỉ việc (退職届)

  • Sơ yếu lý lịch người thôi việc (労働者名簿・ろうどうしゃめいぼ)

  • Bảng chấm công (một trong các tài liệu sau: 賃金台帳・ちんきんだいちょう、出勤簿・しゅっきんぼ、タイムカード)

  • Sau khi Hello Work xác nhận và trả về giấy “Chứng nhận thôi việc loại 1, 2” (離職票1、2・りしょくひょう1、2), hãy mau chóng gửi cho nhân viên theo đường bưu điện.

Nếu bạn muốn dành thời gian để tập trung vào việc kinh doanh, ANMEI sẵn sàng hỗ trợ các thủ tục hành chính và đưa ra tư vấn để giúp bạn giải quyết những mối bận tâm.

(Tổng hợp bởi ANMEI. Vui lòng không sao chép khi chưa có sự đồng ý.)

An tâm lập nghiệp tại Nhật

1️⃣ Tư vấn thành lập công ty, xin visa kinh doanh
2️⃣ Dịch vụ kế toán - Khai báo thuế
3️⃣ Thi công, thiết kế - Quản lý xây dựng
4️⃣ Quay chụp sự kiện - Sản xuất hình ảnh
5️⃣ Thiết kế website - Xây dựng phần mềm

Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!

_______
Đọc thêm