Văn hóa ứng xử khi gặp đối tác Nhật Bản - Cần lưu ý những gì?

Người Nhật luôn tuân thủ lề lối và đề cao cách ứng xử lịch thiệp nên ta phải đặc biệt lưu ý khi gặp gỡ những đối tác, khách hàng của công ty Nhật Bản.

KINH DOANH TẠI NHẬT BẢN

1/27/20224 min read

Làm việc tại Nhật Bản - một đất nước nơi người dân luôn tuân thủ lề lối và đề cao cách ứng xử lịch thiệp, chúng ta không thể nào bỏ qua những quy tắc nơi công sở, đặc biệt là khi gặp gỡ những đối tác, khách hàng của công ty. Vậy đó là những quy tắc gì?

1. Lên lịch gặp mặt:

Chủ động liên lạc với đối tác qua điện thoại hoặc email trước ÍT NHẤT 1 tuần so với ngày gặp mặt dự kiến.
Nêu rõ mục đích của cuộc gặp, những nội dung chính sẽ trao đổi và vấn đề cần được giải quyết (nếu có).
Sau khi thống nhất được thời gian và địa điểm (nên đưa ra 2-3 phương án dự phòng), hãy gửi đối tác một mail xác nhận có đầy đủ các thông tin trên.

2. Trước buổi gặp mặt:

Tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp và đối tác.
Xác nhận qua email hoặc điện thoại với đối tác trước 1 ngày .
Tìm hiểu về cách thức và thời gian di chuyển đến điểm hẹn. Nên đến trước 10 PHÚT để tránh trễ giờ. Trong trường hợp bất khả kháng, hãy liên lạc ngay với đối tác xin lỗi, trình bày lý do và nghe theo quyết định của đối tác.
Chỉnh trang y phục, đầu tóc.
Kiểm tra các giấy tờ cần thiết.

3. Tại điểm hẹn:

Cư xử lịch sự với nhân viên. Giới thiệu bản thân, nói lý do, thời gian, tên và chức vụ người bạn sẽ gặp để nhận được sự hướng dẫn.
Vào phòng họp, hãy chọn vị trí ngồi thấp hơn (gần cửa ra vào) hoặc ngồi theo vị trí được chỉ định sẵn bởi nhân viên.
Đặt cặp dưới đất, cạnh chân.
Chuẩn bị sẵn sàng những vật dụng cần thiết để tiện lấy ra từ trong cặp.
*Lưu ý: Nếu địa điểm gặp mặt là văn phòng của đối tác, không được hút thuốc, nói chuyện điện thoại hay đi lại tự do.

4. Gặp gỡ đối tác:

Lập tức đứng dậy và cúi chào khi thấy đối tác, trao đổi danh thiếp nếu là lần đầu gặp mặt.
Trước khi bắt đầu bàn về vấn đề chính, có thể nói chuyện qua lại để giảm bớt căng thẳng cho đôi bên (VD: tình hình thời tiết, tin tức gần đây, sự kiện sắp tới,...).
Khi bàn về vấn đề chính, hãy giữ sự tập trung và đưa ra lời giải thích, trình bày quan điểm rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng những tài liệu đã chuẩn bị trước để hỗ trợ. Nên đưa ra được kết luận, hướng giải quyết với đối tác.
Tổng kết bằng những ý chính, nhắc lại những điều cả hai bên đã cùng thống nhất thực hiện.
Trước khi rời phòng họp ra về, đừng quên nói câu 「お時間をいただきありがとうございました。」(Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian).

5. Sau buổi gặp mặt:

Gửi email cảm ơn đối tác đã dành thời gian gặp mặt và bày tỏ thiện chí hợp tác lâu dài
Báo cáo chi tiết nội dung đã đạt được với cấp trên.
Trong trường hợp mắc phải những sơ suất, hãy trình bày với cấp trên/sempai và nhận lời khuyên từ họ. Từ đó, bạn có thể cải thiện và làm tốt hơn ở những cuộc hẹn trong tương lai.

ANMEI mong rằng, bài viết này mang đến những thông tin hữu ích và sẽ trở thành một “người bạn đồng hành” trên con đường sự nghiệp lâu dài của bạn!

(Tổng hợp từ Tomoni.)

1️⃣ Tư vấn thành lập công ty, xin visa kinh doanh
2️⃣ Dịch vụ kế toán - Khai báo thuế
3️⃣ Thi công, thiết kế - Quản lý xây dựng
4️⃣ Quay chụp sự kiện - Sản xuất hình ảnh
5️⃣ Thiết kế website - Xây dựng phần mềm